FUNGSI DAN KEGUNAAN MICROSOFT
WORD, MS. EXCEL DAN MS. POWER POINT
 |
| Add caption |
FUNGSI DAN KEGUNAAN MICROSOFT WORD
Sebagaimana yang kita ketahui, MS WORD dipergunakan untuk membantu
pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan
berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD, padahal dengan memanfaatkan
fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Oleh karena
itu, tulisan ini bertujuan untuk mengingatkan kembali berbagai fasilitas yang
ada dalam MS WORD.
Jenis huruf
Agar dokumen yang dihasilkan tidak terlalu banyak mengalami editing dalam
masalah “font”, sebaiknya tentukan dulu default font yang akan dipergunakan.
(Menu Home+ Font)
Pembuatan Numbering
Biasanya, pembuatan suatu dokumen mengacu kepada peraturan tertentu dalam
pembuatan dokumen (misal Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka). Oleh
karena itu, harus didefinisikan terlebih dahulu mengenai numbering yang sesuai
dengan peraturan pembuatan suatu dokumen.
Pembuatan Outline
Biasakan bekerja dengan dokumen view berupa Outline. (Menu View + Document
Views + Outline). Hal ini akan memudahkan kita untuk membuat poin-poin penting
yang akan dituangkan dalam dokumen. Pembuatan dokumen dalam bentuk outline,
minimal sampai dengan level 3. Ada kalanya pada saat perpindahan dari level 1
ke level 2 kita diharuskan untuk mengubah list level (Menu home+ Multiple
List+Change List Level)
Pemakaian Break Section
Biasanya dalam suatu dokumen terdapat perbedaan jenis penomoran halaman
untuk tiap section (misalnya : halaman sampul biasanya tidak ada nomor halaman,
Kata Pengantar & Daftar Isi & Daftar Tabel diberi nomor halaman jenis
“i, ii, iii,…” , Bab I dst diberi nomor jenis “1,2,3…”) Oleh karena itu untuk
setiap pergantian jenis halaman tersebut diberikan break section. ( Menu Page
Layout +Break +Next Page).
Penomoran Halaman
Seperti yang telah disebut pada poin 4, maka penomoran halaman akan
menggunakan fasilitas break section. Setiap section diberi nomor halaman
seperti yang dikehendaki ( Menu insert + Page Number + Format Page Number +
Page numbering + start at … kemudian pilih letak nomor halaman bottom atau top
of page) khusus halaman sampul, biasanya tidak ada nomor halaman, oleh karena
itu header/footer nya perlu diedit (Menu insert + header/footer + edit header/footer
+ Design + pilih different first page)
Pembuatan Daftar Tabel
Tabel/Gambar/Bagan yang dibuat diusahakan diberi caption yang terdiri dari
judul bab dan nomor gambar. (Menu References + insert Caption… pada option
pilih label yang diinginkan, hilangkan tanda centang pada exclude label from
caption). Untuk pembuatan daftar tabel/gambar/bagan maka pilih menu references
+ insert table of figures) maka daftar tabel dapat muncul secara otomatis.
Apabila ada perubahan posisi halaman pada tabel/gambar/bagan, maka daftar tabel
tinggal diklik kanan pilih update field.
Pembuatan Daftar Isi
Pembuatan daftar isi secara otomatis adalah dengan memilih references +
table of contents. Apabila ada perubahan dalam letak halaman maka daftar isi
tinggal di update (sama seperti update daftar tabel)
Editing dengan Document Map
Agar editing yang dilakukan dapat dilakukan dengan cepat maka dapat
memanfaatkan fasilitas document map (Menu View + document map). Dengan
fasilitas ini, perpindahan halaman yang akan diedit dapat berlangsung lebih
cepat)
- Untuk menyimpan dokumen dalam ukuran yang kecil dengan format yang
beragam. Sebagai contoh saja ya, anda bisa mewarnai teks, menyisipkan
gambar, dan lain-lain.
- Untuk menyimpan berbagai format. Misalnya format: .XML, .HTML, dan
.RTF dan .TXT
- Bisa ditambahkan addon. Misalnya pada microsoft word 2003 kita tidak
bisa membuka atau menyimpan dokumen dalam format .docx atau format office
2007. Maka kita bisa menginstall sebuah addon yang bisa berfungsi untuk
menyimpan dalam format .docx dengan office 2003. atau juga bisa membuka
dokumen .docx dalam office 2003.
- Dengan Microsoft word kita bisa memformat tulisan/ dokumen kita
beragam, misalnya cetak tebal, mewarnai, menyisipkan gambar, mengubah
ukuran huruf, menyisipkan simbol, dan lain-lain. Dengan kata lain,
microsoft word ini formatnya sangat lengkap.
- Bisa membuat dokumen web. Misalnya anda mau membuat file berformatkan
.HTML anda bisa menggunakan microsoft word. Dan mengupload ke server
hosting anda. Namun ada sedikit kelemahan, yaitu: tata letaknya kurang
bagus alias amburadul..hehe
- Bisa melihat tampilan cetak. Dengan fitur ini anda bisa memastikan
tulisan/ dokumen anda sudah mantap J . alias sudah sempurna baik dalam
formatnya ataupun dalam tata letak halamannya.
FUNGSI DAN KEGUNAAN MICROSOFT EXEL
Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara
otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik
dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan
permasalahan administratif mulai yang paling sederhana sampai yang lebih
kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan
barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.
Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan
(general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan
menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis
ataupun logika pada sebuah laporan. Untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut
di sampaikan pada paparan di bawah ini:
Istilah-istilah dalam Excel
1. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan
jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau
text. Contoh : cell A3, cell D5
2. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536
baris.
3. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel
sheet1 sampai sheet 256)
4. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai
perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari
cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6
5. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk
rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah
menjadi B8*6
6. Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $
didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5
menjadi $A5*7
7. Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan
baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut
pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke
C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5
8. Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat
juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7
Menulis Rumus
1.Operasi Logika
Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali
atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya
sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan
2. Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003,
yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai
dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen,
baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus
ditulis dengan diapit tanda kurung ().
A.Fungsi Logika
Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan
perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi
logika yang digunakan adalah :
1. Fungsi If :
Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh :
=If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))
2. Fungsi String
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan
1. Fungsi VALUE :
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)
2. Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu
nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)
3. Fungsi MID
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter,
penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)
4. Fungsi LEFT atau RIGHT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string,
penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)
5. Fungsi REPLACE :
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah
string (sederetan karakter atau karakter),
penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)
6. Fungsi CONCATENATE :
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30
string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)
B. Fungsi Tabel :
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal
(VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
Fungsi yang sering digunakan
1. fungsi Sum :
Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya
: =SUM(number1,number2,..)
2. Fungsi Average :
Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,
penulisannya : =average(number1,number2,…)
3. Fungsi Max :
Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya
: =max(number1,number2,…)
4. Fungsi Min:
Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya :
=max(number1,number2,…)
5. fungsi Count :
Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih
6. Fungsi Stedev :
Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range,
penulisannya : =stedev(number1,number2,…)
7. Fungsi Var :
Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya :
=var(number1,number2,…)
Kelebihan Ms Excel
1. Buat grafik data dalam satu sel
Dengan Sparklines, fitur baru di Excel 2007 dan 2010, Anda dapat membuat
grafik kecil dalam satu sel dengan cepat menemukan pola dalam data Anda. Ini
merupakan cara cepat dan mudah untuk menyorot data penting seperti mengurutkan
dari kecil ke besar atau sebaliknya, ini menghemat waktu Anda.
2. Tepat di titik sasaran – data yang benar dengan cepat
Excel 2007 dan 2010 memberikan perangkat tambahan filter baru dan menarik
untuk PivotTables Anda. Fitur Slicer menyediakan untuk Anda dengan banyak
visualisasi tampilan PivotTable Anda sehingga Anda dapat memilah-milah secara
dinamis dan menyaring data untuk menampilkan sesuai apa yang Anda butuhkan.
With the new search filter, you can spend less time sifting through large data
sets in your tables and PivotTable views, and more time analyzing. Dengan
pencarian baru filter, Anda dapat menghabiskan waktu kurang memilah-milah
kumpulan data besar dalam tabel Anda dan pandangan PivotTable, dan lebih banyak
waktu menganalisis.
3. Meng-akses spreadsheet Anda darimana saja
Post your spreadsheets online and then access, view, and edit wherever from
just about any computer or your Windows Mobile-based smartphone. Post
spreadsheet Anda secara online dan kemudian mengakses, melihat, dan mengedit
manapun dari hampir semua komputer atau smartphone berbasis Windows Mobile.
With Excel 2007 and 2010, you can take advantage of a best-in-class spreadsheet
experience across multiple locations and devices. Dengan Excel 2007 dan 2010,
Anda dapat mengambil keuntungan dari pengalaman spreadsheet terbaik di kelas di
beberapa lokasi dan perangkat. Microsoft Excel Web App. Microsoft Excel Web
App. Edit documents in a Web browser when you’re away from your office, home,
or school without compromising the quality of your viewing experience. Edit
dokumen dalam browser Web ketika Anda berada jauh dari kantor, rumah, atau
sekolah tanpa mengorbankan kualitas pengalaman menonton anda. Microsoft Excel
Mobile 2007 and 2010. Stay current and take immediate action when necessary
using the mobile version of Excel specifically suited to your smartphone. Tetap
saat ini dan mengambil tindakan segera bila diperlukan menggunakan versi mobile
Excel khusus cocok untuk smartphone Anda.
4. Connect, sharing, dan mencapai lebih banyak saat bekerja sama
Co-authoring through the Microsoft Excel Web App makes it possible for you
to edit the same spreadsheet with others simultaneously from different
locations. Co-authoring melalui Microsoft Excel Aplikasi Web memungkinkan Anda
untuk mengedit spreadsheet yang sama dengan orang lain secara bersamaan dari
lokasi yang berbeda. You can see who’s working on a spreadsheet with you at the
same time. Anda dapat melihat siapa yang bekerja pada spreadsheet dengan Anda
pada waktu yang sama. All modifications are instantly shown and flagged so you
can see where others are editing and who those editors are. Semua modifikasi yang
langsung ditampilkan dan ditandai sehingga Anda dapat melihat di mana orang
lain yang mengedit dan siapa orang editor.
5. Bertambah lebih canggih dalam presentasi data
Conditional Formatting in Excel 2007 and 2010 gives you more control over
styles and icons, improved data bars, and the ability to highlight specific
items in a few clicks. Conditional Formatting di Excel 2007 dan 2010 memberi
Anda kontrol yang lebih gaya dan ikon, bar data yang lebih baik, dan kemampuan
untuk menyorot item tertentu dalam beberapa klik. You also can display data
bars for negative values to more accurately illustrate your data visuals. Anda
juga dapat menampilkan bar data untuk nilai negatif untuk lebih akurat
menggambarkan visual data Anda.
6. Manfaatkan PivotCharts lebih interaktif dan dinamis
Quickly gather more insights with the ability to display different data
views directly in a PivotChart, independent of PivotTable views, to analyze and
capture the most compelling picture of your numbers. Cepat mengumpulkan wawasan
lebih dengan kemampuan untuk menampilkan data yang berbeda pandangan langsung
di PivotChart, independen dari pandangan PivotTable, untuk menganalisis dan
menangkap gambar yang paling menarik nomor Anda.
7. Lakukan hal-hal yang lebih mudah dan cepat
Excel 2007 dan 2010 simplifies how you access features. Excel 2007 dan 2010
menyederhanakan bagaimana Anda fitur akses. The new Microsoft Office
Backstage™ view replaces the traditional File menu to let you save, share,
print, and publish your spreadsheets with just a few clicks. Microsoft Office
Backstage baru melihat ™ menggantikan menu File tradisional untuk
membiarkan Anda menyimpan, berbagi, mencetak, dan mempublikasikan spreadsheet
Anda hanya dengan beberapa klik. And, with the improved Ribbon, you can access
your favourite commands even more quickly by customizing tabs or creating your
own to personalize the experience to your work style. Dan, dengan Ribbon
ditingkatkan, Anda dapat mengakses perintah favorit anda bahkan lebih cepat
dengan menyesuaikan tab atau membuat Anda sendiri untuk mempersonalisasi
pengalaman dengan gaya kerja Anda.
8. Efisien model dan menganalisis hampir semua data
The PowerPivot for Excel add-in , a free download, provides groundbreaking
technology such as streamlined integration of data from multiple sources and
lightning-fast manipulation of large data sets with up to millions of rows. The
PowerPivot untuk Excel add-in , download gratis, menyediakan teknologi inovatif
seperti integrasi efisien data dari berbagai sumber dan-cepat kilat manipulasi
set data besar dengan sampai jutaan baris. Business users can effortlessly
publish and share analysis through Microsoft SharePoint Server 2010, and have
other users enjoy the same Slicer, PivotTable, and fast-query capabilities when
working on their Excel Services report Pengguna bisnis mudah dapat
mempublikasikan dan analisis saham melalui Microsoft SharePoint Server 2007 and
2010, dan memiliki pengguna lain menikmati Slicer sama, PivotTable, dan
kemampuan cepat-query ketika bekerja pada laporan Jasa Excel mereka
9. Lebih memanfaatkan kekuatan untuk membangun lebih besar dan more complex
spreadsheet
Power users and analysts rejoice! Power pengguna dan bersukacita analis!
With the new 64-bit version of Excel 2007 and 2010, massive amounts of information
are easier to analyze than ever before. Dengan versi 64-bit baru Excel 2007 dan
2010, sejumlah besar informasi lebih mudah untuk menganalisis daripada
sebelumnya. Analyze large, complex datasets greater than the 2-gigabyte file
size limit of previous Excel versions. Menganalisis besar, kompleks dataset
lebih besar dari batas ukuran file 2-gigabyte versi Excel sebelumnya.
10. Publish and sharing melalui layanan Excel
SharePoint Server 2010 and Excel Services integration lets business users
share analysis and results across their organization by publishing spreadsheets
to the Web. SharePoint Server 2010 dan Excel integrasi Jasa memungkinkan
pengguna bisnis analisis saham dan hasil dalam organisasi mereka dengan
penerbitan spreadsheet ke Web. Build a business intelligence dashboard and
share sensitive business information more broadly with co-workers, customers,
and business partners in a security-enhanced environment. Membangun intelijen
bisnis dashboard dan berbagi informasi bisnis sensitif secara lebih luas dengan
rekan kerja, pelanggan, dan mitra bisnis dalam lingkungan keamanan yang
ditingkatkan.
FUNGSI DAN KEGUNAAN MS. POWERPOINT
1. Membawa lebih banyak energi dan dampak visual presentasi.
menerapkan efek foto yang canggih tanpa menggunakan tambahan software
photo-editing program. Mengubah foto menjadi menarik, bersemangat visual dengan
menggunakan gambar yang baru dan fitur pengeditan yang lebih baik seperti
saturasi warna dan suhu, kecerahan dan kontras, dan alat potong gambar yang
maju, bersama dengan filter artistik seperti kabur, kuas, dan cat air.
2. Bekerja dengan orang lain tanpa harus menunggu giliran Anda.
PowerPoint 2010 telah mengubah cara orang dapat bekerja sama dalam
presentasi. Dengan co-authoring,kita dapatmengedit presentasi yang sama dengan
individu-individu di lokasi yang berbeda. kita juga dapat menggunakan Office
Communicator atau aplikasi pesan instan untuk melihat ketersediaan orang lain
yang authoring presentasi dan mudah memulai percakapan tanpa meninggalkan
PowerPoint.
3. Menambah pengalaman video pribadi.
Embed dan mengedit file video langsung dalam PowerPoint 2010. Mudah
memangkas video untuk menampilkan bagian-bagian yang relevan. Bookmark
poin kunci dalam sebuah video untuk akses cepat atau memicu animasi untuk memulai
secara otomatis ketika mencapai orang yang ditandai. Anda juga dapat mengatur
video yang akan memudar kedalam dan keluar pada interval tertentu dan
menerapkan berbagai gaya dan efek video-seperti refleksi, bevels, dan 3-D
putaran-untuk membantu dengan cepat menangkap perhatian audiens.
4. Bayangkan just-in-time show dan katakan.
Siarankan secara langsung presentasi PowerPoint 2010 dengan mengirimkan URL
sehingga orang dapat melihat presentasi di Web. Audiens kita melihat slide
dalam kesetiaan tinggi, bahkan jika mereka belum menginstal PowerPoint. kita
juga dapat mengubah presentasi ke dalam sebuah video berkualitas tinggi dengan
narasi untuk berbagi dengan siapa saja melalui e-mail, melalui Web, atau di
DVD.
5. Mengakses presentasi dari lebih banyak lokasi dan lebih banyak
perangkat.
Postingkan presentasi online dan kemudian akses, lihat, dan edit mereka
dari Web3 atau Mobile-smartphone yang berbasis Windows. Dengan PowerPoint
2010, kita dapat memperoleh hal-hal yang dilakukan sesuai jadwal Anda di beberapa
lokasi dan perangkat.
Microsoft PowerPoint Web App. Memperluas pengalaman PowerPoint ke Web
dan nikmati layar penuh, presentasi dengan kualitas tampilan tinggi kami.
Simpan presentasi online dan edit pekerjaan Anda melalui PowerPoint Web App
ketika kita berada jauh dari kantor, rumah, atau sekolah.
6. Buat presentasi berkualitas tinggi dengan pemandangan grafis.
tidak perlu menjadi seorang ahli desain untuk menciptakan grafis yang
tampak profesional. Gunakan tambahan puluhan SmartArt ® layout untuk
menciptakan berbagai jenis grafis seperti bagan organisasi, daftar, dan gambar
diagram. Mengubah kata ke visualisasi yang lebih mengesankan untuk
menggambarkan ide-ide Anda. Buat diagram semudah mengetik sebuah daftar bullet
atau mengkonversi teks dan gambar untuk diagram hanya dalam beberapa klik.
7. Mengatur dan mencetak slide Anda lebih efektif.
Mudah mengatur dan menavigasi melalui slide menggunakan bagian slide.
Membagi presentasi ke dalam slide logis kelompok-kelompok, mengubah nama bagian
untuk membantu Anda mengelola konten seperti untuk menetapkan slide ke penulis
tertentu-atau dengan mudah mencetak hanya satu bagian dari slide.
8. Menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.
PowerPoint 2010 menyederhanakan bagaimanamengakses fitur. Microsoft Office
Backstage ™ yang baru menggantikan tampilan menu file tradisional
untuk menyimpan, berbagi, mencetak, dan mempublikasikan presentasi hanya dengan
beberapa klik. Dan, dengan peningkatan Ribbon,kita dapat mengakses perintah
favorit bahkan lebih cepat dengan customizing tab atau membuatnya sendiri
untuk mempersonalisasi pengalaman gaya kerja.
9. Bekerja pada beberapa presentasi dan beberapa monitor.
PowerPoint 2010 memberi jendela yang benar-benar terpisah untuk
setiap presentasi . Jadi,kita dapat melihat dan mengedit beberapa presentasi
secara mandiri, sisi-by-sisi, atau bahkan pada monitor yang terpisah.